Наиболее часто встречающиеся ошибки при ведении кассовых операций

При проведении аудита кассовых операций мы часто сталкиваемся с тем, что бухгалтеры не уделяют должного внимания ведению кассы. Необходимо помнить, что в Кодексе Российской Федерации "Об административных правонарушениях" (КОАП) от 30.12.01г. №195-ФЗ предусмотрена ответственность:

Статья 15.1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.

Статья 14.5. Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации либо без применения контрольно-кассовых машин.

Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятнадцати до двадцати минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от тридцати до сорока минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от трехсот до четырехсот минимальных размеров оплаты труда.

Приводим наиболее часто встречающиеся нарушения по ведению кассовых операций.

1. Касса для выдачи средств не оборудована надлежащим образом.

Пункт 29 "Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации" (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) в соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке приведены в Приложении N 2.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложении N 3.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Обращая внимание на Постановление ФАС Дальневосточного округа от 10 июня 2005 г. по делу N Ф03-А51/05-2/1420 говорится, что порядок хранения свободных денежных средств включает в себя оборудование помещения кассы (Штраф был наложен на предприятие). Поэтому арбитры признали штраф в сумме 40 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ) правомерным.

Некоторые фирмы пытаются убедить судей в том, что ответственность за подобное нарушение несет именно руководитель фирмы. Об этом четко сказано в пункте 29 "Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации" (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40). Да и штраф для должностных лиц в 10 раз меньше, чем для предприятия. Однако арбитры Волго-Вятского округа признали подобный довод несостоятельным.

2. Кассовые операции оформляются не по унифицированным формам, либо применяются устаревшие формы, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации.

Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" №129-ФЗ от 21.11.1996г. (ред. от 30.06.2003г.) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Кроме того, согласно пункту 12 "Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации", (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации".

3. Исправления в кассовых документах.

В соответствии:

- с пунктом 19. "Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации", (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

- с пунктом 4.4. "Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете" (утвержденным Министерством финансов СССР 29.07.1983г. №105 в приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются.

- со статьей 9 пункта 5 Федерального закона "О бухгалтерском учете" №129-ФЗ от 21.11.1996г. (ред. от 30.06.2003г.) внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается…

4. Прилагаемые к расходным и приходным кассовым ордерам документы не погашаются штампом "оплачено".

Согласно пункту 20 "Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации", (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40), приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

5. Не составляется реестр депонированных сумм, депонированная сумма не сдается в банк.

В соответствии с пунктом 18 "Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации", (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) 18. По истечении установленных пунктом 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

…б) составить реестр депонированных сумм…

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

6. Кассир или временно заменяющий его другой работник не ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций.

Согласно пункту 32 "Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации", (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) "после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации…"

7. Отсутствует приказ руководителя и договор с работником о пол-ной материальной ответст-венности в случае временной замены кассира. Не составлен акт о результатах пересчета ценностей.

Пунктом 35 "Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации", (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) установлено, что на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор, предусмотренный пунктом 32.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

8. Обязанности кассира выполняются главным бухгалтером. (На предприятиях, не попадающих под статью 3 Федерального закона "О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации" №88-ФЗ от 14.06.1995 (ред. от 02.02.2006г.))

В соответствии п. 36 "Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации" (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора, предусмотренного пунктом 32.

9. В расходных кассовых ордерах или платежных ведомостях полученную сумму прописью указывает кассир, либо сумма выполняется машинописно, либо в расходных кассовых ордерах отсутствует расписка в получении денег.

Пункт 15. "Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации" (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) …Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

Помощник аудитора ООО "Аудит, консалтинг и право+" - Курятников Юрий Вячеславович